Jednym z zadań realizowanych przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych jest prowadzenie rozliczeń na kontach płatników składek i gromadzenie kompletnych i prawidłowych danych na kontach ubezpieczonych. Brak prawidłowej dokumentacji ubezpieczeniowej, jaką do Zakładu zobowiązany jest przesyłać każdorazowo za osoby ubezpieczone pracodawca (płatnik składek), może mieć negatywny wpływ na późniejsze ustalanie prawa do świadczeń emerytalnych lub rentowych osób ubezpieczonych. Prawidłowe zewidencjonowanie i rozliczenie składek na koncie osoby ubezpieczonej możliwe jest wyłącznie pod warunkiem złożenia przez płatnika (pracodawcę) prawidłowej i kompletnej dokumentacji ubezpieczeniowej. Niezłożenie poprawnych dokumentów bądź ich brak w ogóle spowoduje zagrożenie, że osoba ubiegająca się o świadczenie będzie miała trudności w jego uzyskaniu lub otrzyma niższe świadczenie.
Problem braku poprawnych dokumentów rozliczeniowych, dotyczy znacznej liczby ubezpieczonych, za których obowiązek ich przekazania spoczywał na szkołach/jednostkach oświatowych, wobec których zostało zakończone postępowanie likwidacyjne. Na podstawie art. 59 ust. 3 i 4 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004, Nr 256, poz. 2572 ze zm.), dokumentacja źródłowa tych podmiotów została przekazana do przechowania do odpowiednich archiwów. Niemniej jednak nadal pozostają nie wyjaśnione nieprawidłowości oraz braki dokumentów ubezpieczeniowych będących podstawą do zewidencjonowania danych na kontach ubezpieczonych, którzy byli pracownikami tych placówek.
W związku z brakiem odpowiednich regulacji prawnych w zakresie innych podmiotów zobowiązanych do dokonywania korekt w dokumentacji ubezpieczeniowej zlikwidowanych jednostek oświatowych, terenowe jednostki organizacyjne ZUS mogą skorygować te nieprawidłowości w zakresie dopuszczonym przepisami ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2007 r. Nr U, poz. 74 ze zm.)- Jednakże taka możliwość istnieje wyłącznie w przypadku, gdy Zakład ma dostęp do dokumentów ubezpieczonych, do których przechowywania był zobowiązany płatnik lub do dokumentów źródłowych (m. In. Kartoteki, listy wypłat).
Biorąc pod uwagę błędy stwierdzone w dokumentacji ubezpieczeniowej zlikwidowanych placówek, w ocenie Zakładu zasadne jest udostępnienie na zasadach nieodpłatnych terenowym jednostkom organizacyjnym Zakładu dokumentacji źródłowej, pozwalającej na sporządzenie poprawnych dokumentów korygujących, co pozwoli na poprawne rozliczenie i zewidencjonowania danych na kontach ubezpieczonych.
Ponadto w celu uniknięcia sytuacji, kiedy to brak poprawnych dokumentów, może skutkować zaniżonym świadczeniem emerytalnym, Zakład uprzejmie informuje, że osoby ubezpieczone (pracownicy), które były zatrudnione w zlikwidowanych szkołach/jednostkach oświatowych mogą występować do najbliższej terenowej jednostki organizacyjnej ZUS w celu weryfikacji poprawności danych zewidencjonowanych na ich kontach, a co za tym idzie, potwierdzenia, ze Zakład Ubezpieczeń Społecznych zewidencjonował te dane prawidłowo oraz odprowadził za tę osobę do OFE należną kwotę składek. Wszczęcie postępowania na wniosek ubezpieczonego znacznie przyspieszy postępowanie oraz zagwarantuje pracownikowi, iż w momencie przejścia na emeryturę, otrzyma świadczenie w należnej wysokości.
Przedstawiony powyżej problem dotyczy przyszłych świadczeń pracowników zlikwidowanych szkół i placówek oświatowych. Biorąc pod uwagę skalę tego problemu, który niewątpliwie ma duże znaczenie społeczne, Centrala Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, przy współpracy z Ministerstwem Edukacji Narodowej przygotowała niniejszą informację w celu przedstawienia problemu oraz zainicjowania współpracy pomiędzy właściwymi organami jednostek samorządu terytorialnego prowadzącymi właściwe placówki oświatowe, a terenowymi jednostkami organizacyjnymi Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w zakresie udostępniania dokumentów ubezpieczeniowych.